هل تقوم المنشآت باستلام النقود مباشرة أم هناك طريقة آخرى؟. هذا السؤال يفتح لنا المجال للحديث عن كيفية استلام النقود عن طريق سند قبض، هناك عمليات مالية عديدة تحدث في أي منشأة مثل تحصيل إيراد معين من بيع بضاعة ما.. ولكي يتم تحصيل هذا المبلغ يجب إثباته عن طريق سند قبض.
حيث أن سند قبض يعتبر من الأوراق المهمة سواء كانت المنشأة أم العميل، حيث يعتبر بمثابة ورقة تثبت أن العميل دفع مبلغ معين نظير شراء بضاعة أو مقابل خدمة معينة، ويوضح بعض البيانات التي دونها لا يمكن الاعتراف بسند القبض.. ويعتبر بمثابة ورقة إثبات مدفوعات للمنشأة أو للأطراف المعنية به لضمان الحقوق.
تعريف سند القبض:
يعتبر سند القبض هو ورقة أو مستند بين طرفين، طرف يثبت أنه دفع نقود مقابل الشراء والطرف الآخر يقر أنه استلم هذه النقود.. او يعتبر صاحب السند هو الطرف الذي يدفع سند القبض. والمستلم هو الطرف الذي قبض مبلغ من النقود سواء نقدًا أو عن طريق الشيكات
بعض الملاحظات على سند القبض:
هو أحد الأوراق الهامة للدورة المستندية في المحاسبة المالية.
وهو اعتراف صريح لقبض مبلغ مالي معين.
عندما يدفع عميل دفعة معينة من النقود نظير خدمة أو عربون لشراء البضاعة يتم تحرير سند قبض.
لا يتم تسجيل المبلغ المدفوع مقدمًا نظير خدمة في دفتر اليومية على أنه إيراد تم تحقيقه، ولكن يتم تحرير سند قبض لإثبات الحقوق.
مميزات سند القبض:
هناك عدة مزايا يمكن الحصول عليها من خلال سند القبض وهي:
مرجع أساسي ل المحاسب المالي عند تجميع الأوراق الخاصة بالدورة المستندية.
يعتبر إثبات حق لصاحب السند وورقة مهمة للرجوع لها عند حدوث أي أخطاء أو تلاعب.
يسهل عملية التسويات البنكية للسندات المحررة كل شهر وخلال السنة المالية.
إذا كان هناك خطأ أو تلاعب في دفتر اليومية أو دفتر الأستاذ يمكن الرجوع إلى سندات القبض للتأكد من البيانات المتوفرة في الدفاتر.
يمكن تحديث الدفاتر كل فترة إذا كان هناك سندات قبض تم تحريرها، لتجنب عدم توازن الحسابات في الدفاتر المحاسبية
عيوب سند القبض:
هناك بعض السلبيات التي تضع المنشأة أو أطراف السند في عدة مشاكل ومن هذه السلبيات هي:
يمكن أن يحدث تلاعب بأحد البيانات الخاصة بسند القبض ولذلك لا يمكن الأخذ به قانونيًا إذا تم إثبات ذلك.
يجب التأكد من عدم وجود أي شطب في البيانات أو قطع ما في ورقة السند، لأن إتلافها بهذه الطريقة لا يعتد بها قانونيًا.
التأكد من صحة البيانات الخاصة بأطراف السند لأنه إذا ثُبت أن هناك خطأ في هذه البيانات يضيع ذلك حق كلًا من الأطراف الخاصة بـ سند القبض
محتويات سند القبض:
يحتوي سند القبض على عدة عناصر مختلفة حتى يتم قبوله محاسبيًا وهي:
١- العنوان
يتم تحديد العنوان بكتابة سند قبض أعلى الورقة، وتحديد نوعه إذا كان سند قبض نقدي أم سند قبض شيكات.
تاريخ تحرير السند
يتم تحديد التاريخ الذي حُرر فيه سند القبض، وهذا التاريخ يحتاجه المحاسب المالي حتى يتم التسجيل بشكل صحيح في دفتر اليومية.
٣- مبلغ السند
يعتبر تحرير سند قبض بمثابة إثبات واضح بمبلغ من النقود يجب ذكر هذا المبلغ بالأرقام وبشكل واضح. وإثبات مبلغ السند بصيغة الحروف أيضًا، وهذا يمنع أي تشكيك في القيمة بالأرقام.
٤- صاحب السند
وهو الطرف الذي دفع المبلغ المالي نظير تحرير السند، ويمكن أن يكون أحد الأطراف التي تتعامل معها المنشأة مثل: شركات تم التعامل معها نظير بضاعة أو خدمة ما سيتم تقديمها لهم.
٥- توقيع المستفيد
والمستفيد هنا هو الطرف الذي استلم النقود من صاحب السند ويجب عليه التوقيع على السند أسفل الورقة لإثبات استلام النقود المدفوعة.
طرق الدفع
يجب توضيح طريقة الدفع هل هي نقدًا أم بشيك.
٧- بيانات الشيك
إذا كانت طريقة الدفع عن طريق الشيكات يجب توضيح بيانات هذا الشيك مثل: رقم الشيك واسم البنك المسحوب عليه الشيك.
٨- سبب الصرف
وهو يوضح لماذا تم تحرير هذا السند حيث يمكن أن يكون نظير البيع، أو دفعة من المال نظير خدمة معينة أو تحويل أموال للمساهمين أو الشركاء. ٨- ويجب في النهاية وجود توقيع المحاسب المالي على هذا السند، حتى إذا كان هناك توقيع المدير نفسه فهذا لا يعفي المحاسب المالي من التوقيع على سند القبض
كيفية عمل سند القبض:
١- فتح برنامج ال Word
٢- كتابة العنوان وهو سند قبض
٣- كتابة قيمة المبلغ المدفوع بالأرقام.
٤- توضيح تاريخ تحرير السند بهذه الصيغة: التاريخ: / / ١٤ه الموافق: / / ٢٠م
٥- ثم كتابة استلمنا من/ واسم المنشأة أو الشخص الذي سيدفع المبلغ المالي.
٦- كتابة مبلغ وقدره/ كتابته بالحروف.
٧- توضيح هذا المبلغ نقدًا أو بشيك بكتابة نقدًا/ شيك رقم: على بنك/ كتابة اسم البنك
٨- ثم، وذلك مقابل/ توضيح سبب تحرير سند القبض
٩- واخيرًا توقيع المحاسب/ وتوقيع المستلم
صيغة نموذج سند قبض مالي :
في تاريخ ______________ الموافق _________
تم قبض مبلغ ______________
من شركة ______________
الي شركة ______________
بغرض: ______________
وقد تبين استحقاقهم للمبلغ المنصوص عليه، على أن يتم تسليمه بشكل فوري، بموجب تحويل بنكي من حساب شركتنا إلى حسابهم، وتعد هذه الوثيقة رسمية، ثابتة الحجية القانونية.
اسم الشركة:
توقيع المدير:
توقيع الطرف الثاني:
توقيع المحاسب:
وهنا يمكن ملء كل البيانات بسهولة وقبل كتابة البيانات يجب التأكد من:
أن بيانات أطراف السند صحيحة وكاملة.
في طريقة الدفع يجب توضيح إذا كانت نقدًا أم بشيك، وإذا كانت بشيك يجب عدم نسيان بيانات الشيك وهي رقم الشيك واسم البنك المسحوب عليه.
عدم نسيان توقيع المستلم والمحاسب المالي.
إذا تم كتابة المبلغ المدفوع بالأرقام يجب التأكد من كتابته بالحروف أيضًا.
ما هو سند القبض الالكتروني:
يعتبر سند القبض الالكتروني هو ورقة بين طرفين لإثبات عملية ما مثل البيع أو شراء خدمة معينة، ولكن يتم عمل هذا السند الكترونيًا عن طريق أحد البرامج الموجودة على الانترنت ويمكن تنزيلها بسهولة. ويمكن أيضًا عمل سند القبض الالكتروني عن طريق برنامج الأكسيل.